domingo, 4 de diciembre de 2011

Planificación de recursos empresariales(ERP)

 žLos sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise resource planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.
žLos sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM),.
žLos sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc.
ž Podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son: 
  •  žOptimización de los procesos empresariales.
  •  žAcceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
  •  žLa posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
  •  žEliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería. 
žEl propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son:
  1.  žIntegrales
  2.  žModulares
  3.  žAdaptables
Integrales
žPermiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados.
Modulares
žLos ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc. 
Adaptables
žLos ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.
Otras características destacables de los sistemas ERP son: 
  •  žBase de datos centralizada.
  •  žLos componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.
  •  žEn un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.
  •  žLas empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario. 
  •  žAunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.
  •  žLa tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados). 
Ventajas
  •  žUna empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales.
  •  žAumentar el ingreso de dinero: Los sistemas ERP de Información mejoran el cumplimiento a los pedidos de los clientes, gracias a una mejor gestión de la planta y de los inventarios. Además sus funciones de Planeación Avanzada le permiten determinar con exactitud y al instante la fecha de entrega de los pedidos teniendo en cuenta la disponibilidad de material y la capacidad de la planta. Todo esto se traduce en más ventas y más dinero entrando a su empresa y engrosando su flujo de caja.
  •  žReducir su inversión: Con la gestión de planeamiento avanzado de los sistemas ERP de Informacion su empresa podrá disminuir sus inventarios, especialmente el inventario en proceso, lo cual además ayuda a disminuir los tiempos de cola y el Lead Time (tiempo de entrega) total. Menos inventarios implica menos inversión y dinero "atrapado" en el sistema que se libera y pasa a su flujo de caja.
  •  žReducir sus gastos operativos: Los sistemas ERP  de Información automatizan la gestión de su empresa, eliminando trabajos improductivos que no agregan valor a su empresa. Esto se traduce en menores gastos fijos. Además la planeación adecuada permite reducir gastos cómo fletes de urgencia, trabajos de terceros, etc. Nuevamente menos dinero que sale de su empresa y queda en su flujo de caja.
  •  žTomar mejores decisiones: Los sistemas ERP de Información incluyen la poderosa funcionalidad BI (Business Intelligence - Inteligencia de Negocios) que le permiten extraer "la aguja de la información" en "el pajar" de sus datos, presentando los datos sumarios de su operación cómo Ud. necesita verlos, y todo con un click del mouse. Mejores decisiones, significan mas ventas, menos inventarios, menos gastos y otra vez más dinero para su flujo de caja.
  •  žLa seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger a la organización en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso. 
Desventajas
  •  žEl éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.
  •  žCambio de personal, las compañías pueden emplear administradores que no están capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora, proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con el sistema.
  •  žLa instalación del sistema ERP es muy costosa.
  •  žLos vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.
  •  žEl personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura corporativa. 

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